O que é um Plano de Ação?
Planejar as ações a serem executadas, criar uma metodologia, um cronograma e apontar os responsáveis para dar andamento a cada etapa é a ideia fundamental de um Plano de Ação empresarial.
Todos os gestores, em algum momento da empresa – seja na criação ou na reestruturação – acabam utilizando o método, que parece simples, mas faz toda a diferença e guia os passos dos envolvidos.
O desafio é manter a equipe engajada no projeto e envolver todos para que se sintam responsáveis por alguma etapa e, consequentemente, pelo sucesso da operação.
A importância de um Plano de Ação
Também conhecido como ‘Plano de Trabalho’, o processo de acompanhamento das etapas planejadas garante também que nenhuma tarefa seja deixada para trás. Geralmente, os envolvidos criam uma planilha com todas as informações e passos para o desenvolvimento e sequência do Plano de Ação que deve responder inicialmente as seguintes questões:
Objetividade: Apresentar de forma clara a meta a ser alcançada;
Atividades: Listar as atividades pensadas inicialmente para tirar o plano do papel;
Prazos: Determinar datas de início e fim previstos para cada ação;
Orçamento: Delimitar um valor a ser investido em cada etapa;
Responsável: Definir as pessoas que acompanharão de perto cada atividade;
De modo geral, um bom Plano de Ação serve de base para gerenciar o tempo envolvido no planejamento e execução de uma meta. O tempo é um bem precioso e é importante seguir os passos e os prazos para que a equipe otimize tempo e atinja o objetivo.
Modelo de plano de ação
Como exemplo de plano de ação, o empreendedor pode pensar fazer um planejamento com o 5w2h, já que é um formato excelente pois elimina dúvidas que possam surgir no processo e promove maior clareza de objetivos para determinados procedimentos a serem realizados. A matriz ganhou esse nome pois é uma sigla que deriva as perguntas:
- O que (what) deve ser feito?
- Por que (why) deve ser implementado?
- Quem (who) é o responsável?
- Onde (where) deve ser executado?
- Quando (when) deve ser implementado?
- Como (how) deve ser conduzido?
- Quanto (how much) vai custar a implementação?
Plano de Ação: por onde começar
O ponto central sem dúvida é a chegada no objetivo inicial. Organizar o caminho é um mecanismo para facilitar e nortear os envolvidos. Antes de tudo é importante avaliar eventuais problemas que podem surgir no processo e buscar antecipar soluções.
Outra dica fundamental é conhecer cada área da empresa, as forças e as fraquezas, e manter a operação funcionando com sincronia e agilidade. Através de um sistema de gestão é possível controlar e organizar os processos das diferentes áreas da empresa com mais facilidade.
5 passos para tirar o plano de ação do papel
1) Defina o objetivo
Leve em consideração o planejamento estratégico da empresa e aponte para a meta principal – se é crescer, expandir os negócios, enxugar gastos ou conquistar novos públicos. Todo ponto é ponto de partida para montar um Plano de Ação.
2) Mensure as metas
A equipe precisa visualizar o problema e a solução proposta para se engajar no processo. Isso vale também para que, em caso de não efetivar o plano proposto, poder cobrar a equipe dos resultados e propor um novo desafio.
3) Organize as ações
Todo o plano que se mantém somente na ideia acaba não saindo do papel. Coloque a equipe em movimento e crie as ações em um arquivo onde todos possam ter acesso e acompanhem.
4) Divida as tarefas
Cada colaborador envolvido deve se dispor a assumir uma parte do processo. Algumas tarefas serão mais difíceis e complexas, talvez seja necessário desmembrar cada ação em partes a serem executadas por profissionais distintos.
5) Prazos e entregas
Pode parecer difícil pensar em prazos antes mesmo de se envolver no trabalho em si. Mas essa parte é muito importante, para que não seja adiado em cadeia todas as demais ações. Com o tempo pré-determinado fica mais fácil também para o colaborador priorizar tarefas e organizar seu tempo.
Enquanto a equipe monitora os prazos, é importante acompanhar cada tarefa e concretizar o verdadeiro espírito de trabalho em grupo: uma ação depende da outra.
O Plano de Ação é uma atividade que envolve a equipe, engaja todos em um grande objetivo e faz a empresa se movimentar em direção das suas metas.
Gestão automatizada para empresas
A automatização de algumas atividades como controle de estoque, emissão de nota fiscal, gestão de fluxo de caixa, entre outras, são importantes para que o negócio evolua em outros pontos e produza mais em menos tempo.
Mantendo a gestão automatizada, a criação de ações pode se tornar mais frequente e mais efetiva, já que a equipe passa a ter mais tempo para pensar no negócio de forma criativa.
