Como fazer a gestão financeira do pequeno negócio
Tarefas administrativas como gestão de pessoas, controles de custos, estrutura física e gestão comercial merecem atenção
À medida que um pequeno negócio cresce, naturalmente aumenta a complexidade de sua administração. O empresário, que antes fazia tudo praticamente sozinho, começa a sentir a necessidade de dividir tarefas, contratar mais pessoas e até mesmo ter outros sócios.
Nesse universo de atividades, uma tarefa requer especial atenção: a gestão financeira.
Gestão financeira
Gestão financeira é o conjunto das ações e procedimentos administrativos relacionados com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras do pequeno negócio. Em palavras simples: obter o melhor resultado – e o máximo de lucro – nas atividades da empresa.
Para iniciar uma boa gestão financeira, o primeiro passo é tomar uma decisão importante: separar o dinheiro do pequeno negócio do dinheiro das despesas particulares, como gastos familiares.
É muito comum que pequenos empreendedores misturem as contas da Pessoa Física com as da Pessoa Jurídicas. Como o caixa que realiza pagamentos é o mesmo que recebe o dinheiro proveniente das vendas, é preciso dedicar atenção especial para que não se torne um caixa único que atenda ao negócio e às despesas pessoais ou familiares
As três frentes de ação da gestão:
- Gestão do caixa no dia a dia: administrar as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos, despesas, entre outros;
- Gestão de investimentos: ocorre quando a empresa resolve expandir, modernizar, abrir novas unidades, comprar novas máquinas e equipamentos, etc.;
- Gestão de crises: é um assunto pouco comentado, mas muito frequente. Envolve renegociação de prazos com clientes e fornecedores, dívidas em instituições financeiras, protestos, negativações, ações de execução, enfim, uma área que exige saber fazer escolhas difíceis em eventuais tempos difíceis.
A seguir, serão apresentados alguns pontos de atenção e dicas para uma boa gestão financeira de cada um dos itens acima:
Gestão financeira do caixa no dia a dia
Embora um pequeno negócio não seja uma miniatura de uma grande empresa, é importante que o empresário tenha um pouco de conhecimento de vários aspectos relativos à administração, tais como custos, formação de preços, recursos humanos e marketing.
Administrar dinheiro exige tempo, dedicação e conhecimento. Nem sempre o empresário de pequeno negócio se dedica a analisar qual a melhor solução para os problemas financeiros, como a falta de recursos para manter as contas do empreendimento em dia.
É importante ainda saber a diferença entre regime de competência e regime de caixa. Cuidado para não confundir os termos e também os controles.
Quando falamos de Receitas, Despesas, Custos, Lucro ou Prejuízo estamos utilizando termos contábeis, geralmente apurados pelo regime de competência.
Na contabilidade, via de regra, temos o DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício baseado neste regime, ou seja, os lançamentos da empresa devem ser reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.
De forma simplificada, para se chegar ao resultado da empresa tem-se: Receitas (-) Custos (-) Despesas (-) Impostos = Resultado (Lucro ou Prejuízo).
Importante:
Nem todo lançamento contábil corresponde a uma movimentação no caixa da empresa. Imagine a seguinte situação prática:
Um pequeno negócio vende uma mercadoria por R$ 120,00 na seguinte condição: 3 vezes de R$ 40,00 no cheque pré-datado (uma entrada mais 30 e 60 dias); emite a nota fiscal e faz a entrega.
Pronto! Do ponto de vista do Regime de Competência houve a venda e houve a receita de R$ 120,00. Porém, do ponto de vista do caixa, entraram somente R$ 40,00 até agora.
O restante deverá entrar somente após 30 e 60 dias. A mesma lógica serve para as compras a prazo, os impostos com recolhimentos trimestrais, etc.
Diferentemente do Regime de Competência, no Regime de Caixa as receitas e despesas são apropriadas no período de seu recebimento ou pagamento, respectivamente, independentemente do momento em que são realizadas. Por isso, é importante administrar as contas pelo Regime de Caixa, ou simplesmente, administrar o caixa no dia a dia.
Quando se fala em regime de caixa, o correto é utilizar os termos entradas e saídas de recursos (para caracterizar o fluxo financeiro) e sobras ou faltas de caixa (para o resultado do período analisado).
Fonte: Sebrae: https://www.sebrae.com.br
